第一章总则
第一条 为使学院公文处理工作制度化、规范化、科学化，特制定本办法。
第二条 学院公文是学院在教学、科研和管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法办学和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。
第五条 院属各单位应高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
第六条 党政办公室是学院公文处理的管理部门，主管并指导全院公文处理工作。学院公文由党政办公室统一收发、登记、分办、审批、传递、催办、立卷、归档和销毁。
第二章 公文种类
第七条 学院公文种类主要有：
（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（二）通告：适用于公布学院各有关方面应当遵守或周知的事项。
（三）通知：适用于批转有关单位的公文，转发上级和不相隶属机关（部门）的公文，传达要求有关单位办理和需要周知或执行的事项，任免人员。
（四）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。
（六）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复：适用于答复有关单位的请示事项。
（八）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函：适用于平行或不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
（十）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（十一）简报：用于汇报工作、反映情况、交流经验、沟通信息。
第三章 公文格式
第八条 学院公文一般由发文标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
（一）发文标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；
（二）发文字号，包括机关代字、年份、序号，位于学院文头之下、横线中央之上。以学院名义发文由院办统一编号；以各部门名义发文，由各部门自行编号。
（三）公文机关代字按不同情况分成二个层次：院字、院某字。涉及全院性重要行政事项，用“院字”（宿职院党发［年份］×号、宿职院发［年份］×号）；以各部门名义行文，用“院某字”（宿职院×发［年份］×号）。
（四）上行文一般要标注签发人,标注于横线上方右侧。上行文发文字号标注于横线上方左侧。
（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范简称、统称。
（七）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件一般与正文一起装订，并在附件左上角顶格标识“附件”字样，多个附件应标识序号。
（八）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。
（九）成文日期以负责人签发的日期为准。
（十）公文如有附注（需要说明其他事项），应当加括号标注。
（十一）抄送机关指除主送机关外需要执行知晓公文的其他机关，应使用全称或规范化简称、统称。
（十二）公文的文字从左至右横写、横排，正文使用３号仿宋体，主标题使用２号宋体，副标题使用３号楷体。
（十三）公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）左侧装订。
第四章行文规则
第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请求和报告。
第十条 学院内设机构除党政办公室外不得对外正式行文。党政办公室对外行文由主任或分管副主任审签，报分管院领导签发。院属各单位的事务性工作，以院属各单位函件形式处理。院属各单位行文由院属各单位负责人审签，分管院领导签发，由院属各单位编号，院属各单位自行负责分发并留存原稿并负责立卷归档。院属各单位以学院名义印发的公文，主办单位要将纸质文稿（包括会签、审签原稿）和定稿的电子文档同时交党政办公室存档。下行文在纸质公文运行的同时，应交学院网站同时运行（涉密文件除外）。
第十一条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应主动与有关部门协商，并请相关部门主要负责人会签；部门之间对有关问题未能协商一致，不得擅自行文。
第十二条 “请示”应当一文一事，并在附注处注明联系人的姓名和电话；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式。“报告”不行夹带请示事项。
第十三条 院属各单位上报院领导阅知、阅示的公文，应送办公室按规定程序统一处理。其他单位主送学院且需领导阅示的公文，各部门、各单位收到后，须送办公室统一登记运转。
第五章 发文办理
第十四条 发文办理指公文的制发过程，包括拟稿、部门审核、院办核稿、会签、签发、打印、校对、用印、分发、归档等程序。第十五条 学院公文一般由主办部门代拟文稿，经部门负责人核稿签字后连同所有附件送党政办公室进行文书处理；对涉及几个部门职责范围的文件，主办部门预先与有关部门协商、会签后再送党政办公室。
草拟公文应当做到：
（一）公文内容应符合国家法律、法规和方针、政策；情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（二）公文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。
（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
（五）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯的数字。
第十六条 公文应当由职能部门负责人核稿，交办公室进行审核后，报送院领导签发。
审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。凡不符合公文法规要求或在文字上需做较大改动的，应退回拟稿部门进行修改补充或重新拟稿。
各部门不得将未经办公室审核的公文直接送院领导签发；未经党政办公室审核的公文，一般不予签发或加盖印章。
第十七条 以院党委和学院名义拟制的文件，由学院党政主要领导签发；或者由学院党政主要领导授权分管院领导签发。
第十八条 学院各类公文原稿首页须使用“宿州职业技术学院拟稿封面”，并填写清楚有关事项，并按签发日期登记、编号。
第十九条 公文录入和校对由主办单位归口负责。学院公文由党政办公室负责报送、分发，各部门公文自行负责报送、分发。
第六章 收文办理
第二十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。市委市政府及有关部门来文一般采用OA办公系统按照流程处理。
第二十一条 对于外来行政性公文，党政办负责签收、登记（各部门收到的重要公文，也应及时交党政办公室签收登记办理。
党政办公室主任提出拟办意见后，应及时呈送有关领导批示，并根据拟办意见和领导批示，分别送交有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。
院内各单位收到学院或有关部门分发的各类公文，应安排专人及时登记，并送交本单位负责人阅处，不得自行处理或随意丢放。
第二十二条 对于学院各部门、各单位的请示、报告等需要办理的公文，党政办公室应当进行审核。对符合本办法规定的公文，应及时提出拟办意见，送院领导批示或交有关部门办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
第二十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，一般不超过24小时处理完毕。OA办公收文处理一般不超过12小时，对于因个人原因造成公文处理延误对工作造成影响的，给予通报批评。
紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的部门并说明理由。
第二十四条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调解决。
第七章 公文归档
第二十五条 公文办理完毕后，应及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
以学院名义制发的公文，由党政办公室将底稿和2份印制件整理归档；以部门名义制发的公文，由拟稿单位负责整理归档。
第二十六条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学院的主要工作情况，便于保管和利用。
第二十七条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第二十八条 公文由党政办公室专职人员统一审核、用印、归档和销毁。
第二十九条 各部门、各单位应当明确公文处理工作的人员，建立健全公文处理的有关制度。
第三十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别批准，可以销毁。
第三十二条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。第三十三条工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章附则
第三十四条 本办法与上级有关规定不一致的，以上级规定为准。
第三十五条 本办法由学院党政办公室负责解释，自发布之日起执行。凡以前办法与本办法不一致的，按本办法执行。