第一章  总 则

第一条  学生档案是反映学生在校就读期间德、智、体、美、劳诸方面表现的历史记录，是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是国家和社会选拔任用人才的重要参考依据，也是干部档案形成的基础。为加强对学生档案的科学和规范化管理，依据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《安徽省教育厅关于进一步加强普通高等学校录取新生入学资格复查和严格规范学籍学历管理工作的通知》（皖教秘学〔2021〕22号）等政策规定和要求，结合我院实际，制定本办法。

第二条  学生档案管理是学生管理工作的重要组成部分，是贯彻执行党的教育方针，为培养、选拔、录用人才服务的基础性工作。

第三条  学生档案管理必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法则和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。 

第四条  学生档案要真实性和准确性，对弄虚作假、徇私舞弊、玩忽职守，造成严重后果的，严肃依纪依规依法处理。

第二章  管理职责

第五条  学生档案由学院档案室统一管理，进行工作指导。学生处（学生档案室）负责具体管理（实行专人管理）。

第六条  学生档案的检查核对、鉴别归档由学生处、教务处、各系部负责；由各团总支书记（学工秘书）、辅导员、班主任具体负责；保管使用、转送移交由学生档案室专人负责。

第七条  学生档案管理的职责

（一）保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料；

（二）收集、鉴别和整理学生档案；

（三）办理学生档案的查阅、借阅；

（四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作；

（六）调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作；

（七）办理其它有关学生档案事项。

第三章  档案的内容和分类

第八条  建立学生档案，应根据每个学生的经历和实际情况建立，并真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关的情况。

第九条  学生档案的内容及其分类

（一）学籍卡、学业成绩表；（教务处提供）

（二）学籍档案；（教务处提供）

（三）取得的资格证书复印件；（辅导员、班主任提供）

（四）奖励材料（荣誉证复印件等）；（学生本人或辅导员、班主任提供）

（五）入学登记表；（学生本人填写）

（六）毕业生登记表；（辅导员、班主任提供）

（七）就业通知书；（招生就业办公室提供）

（八）录取新生档案；（高中或中职学校提供）

（九）处分材料（处分决定、撤销处分的材料）;（学生处提供）

（十）党组织关系；（组织宣传人事处提供）

（十一）团组织关系；（团委提供）

（十二）体检表。（总务处和学生处）

第四章  管理规则

第十条  凡是由学院正式录取的学生档案由学生档案室统一管理。

第十一条  学生毕业后个人档案应立即转到学生的工作单位（有人事管理权限单位）、报到证派发地人才交流服务中心或户籍所在地人才交流服务中心。需要学院给予保留的学生档案按照相关规定执行。

第十二条  学生档案室利用现代信息技术，推进学生档案电子化建设，确保学生档案长期并完整保存。

第十三条  退学学生和开除学籍的学生的材料按照规定退回原籍；应征入伍、休学学生的材料应妥善保管。

第十四条  留级学生的档案应及时放到下一届班级的档案中。

第五章  档案材料的收集、鉴别与归档

第十五条  为了使学生档案适应社会发展需要，应经常通过学生处、团委、系部、团总支书记（学工秘书）、辅导员、班主任收集学生参加社会活动形成的反映学生德、智、体、美、劳诸方面表现材料，充实档案内容。

第十六条  新生档案收集

学生入学时，其档案由学生原学校通过邮寄或专人送达等方式转到学院。由学生处（学生档案室）接收纸质档案并按照系部、专业、班级分类整理，然后分发给学生所在系部，由各系部组织核查。对于没有档案的新生，学生处（学生档案室）统计后将没有档案的学生名单转交给学生所在系部，由系部告知学生并要求在规定时间内将本人档案邮寄或专人送达学生处（学生档案室）。待学生处（学生档案室）收到后在新生身份复查审查时限内转交给学生所在系部。 

第十七条  档案审核

各系部在新生身份复查审查时限内，做好新生档案审查工作。对审查无误后，按班级建立《××班学生档案一览表》，并将新生档案收齐，统一交回学生处（学生档案室）统一管理。对存在问题的由学院组织复查处理。

第十八条  学生档案主管人员将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。姓名书写准确，材料上必须标明所在系部、班级，并经组织审查盖章后方能归档。

第十九条  学生档案材料，应用办公用纸书写、打（复）印。档案材料的书写应用黑色水笔或钢笔进行书写，不能用红墨水、纯蓝墨水或铅笔等进行书写。

第六章  档案的保管与保护

第二十条  根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密、科学地保管。学生档案室要做到坚固、安全，配备防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防霉变等设施。

第二十一条  学生档案每年核对一次，发现问题，及时解决。

第二十二条  学生档案入库后要及时更换统一和规范的学生档案袋（盒）。

第七章  学生档案的利用

第二十三条  因工作需要查阅和借阅学生档案，须遵守下列规定：

（一）凡来查阅学生档案者，必须持相关有效介绍信，填写《学生档案查阅审批表》；

（二）学生档案原则上不外借，特殊情况确需外借的，必须严格履行审批手续，经学生所在系部主要负责人和学生处处长初审，报学院分管领导审核、院长批准；

（三）学生个人不能查阅自己的档案；

（四）经过批准后查阅学生档案时，必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改和抽取，严禁撤换档案材料，如若出现此类情况，按有关规定严肃处理。查阅学生档案时，如发现明显错误，履行有关手续后，经审核批准后，方可更改，并附加说明。

第八章  学生档案的转递

 第二十四条  学生毕业后，学生档案室应及时将档案转给学生的工作单位（有人事管理权限单位）、报到证派发地人才交流服务中心或户籍所在地人才交流服务中心。

第二十五条  “专升本”学生档案，各系部应凭学生录取院校的录取通知书及时通知档案室将学生档案转至录取院校。

第二十六条  学生毕业年份未取得毕业证，学生档案室应将此类学生档案暂时存放，学生取得毕业证时，及时与档案室联系，下一年度再转递到报到地点。

第二十七条  转递学生档案应遵守下列规定：

（一）学生档案主要通过中国邮政EMS寄送，也可通过机要件邮寄或派专人送达；

（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真整理并封档；

（三）用人单位（有人事管理权限单位）委托个人持接收函领取；

（四）收到档案的单位，核对无误后，应在回执上签名盖章。

第九章  附 则

第二十八条  本办法自2021年9月1日起执行，原《宿州职业技术学院学生档案管理办法（试行）》（2017年9月1日修订）同时废止。

第二十九条  本办法由学生处负责解释。

                                宿州职业技术学院

                                 2021年8月30日